He leido un interesante articulo sobre cosas que permite realizar Microsoft Excel, las cuales muchas veces olvidamos que existe o simplemente no conociamos, interesante coleccion de Jody Gilbert de su blog 10 Things, las cuales traduzco para disfrute de ustedes:

“Como muchos de los usuarios de software de negocios, soy un generalista. En cualquier día dado, mi trabajo puede requerir un poco de cálculo de números y procesamiento de textos, y tal vez algún diseño de página, la creación de diapositivas, o la construcción de informe. En su mayor parte, las diversas aplicaciones de Office hacen que sea fácil de satisfacer estas necesidades. Sin embargo, algunas tareas sólo no llegan con suficiente frecuencia para que yo lo pueda mantener en mi cabeza. (Sí, estoy culpando a las tareas aquí.)

Excel es un buen ejemplo. Yo lo uso todos los días, pero rara vez tienen que hacer más que introducir datos o una simple fórmula. Así que cuando un trabajo requiere algo más sofisticado, se consume cierta cantidad de tiempo tratando de recordar cómo llegué a trabajar antes para realizar esa tarea. Y se pierde aún más tiempo tratando de obtener una respuesta útil de ayuda en línea. Frustrante, improductivo, y un poco embarazoso.

Así que hice una lista de algunas técnicas de Excel De vez en cuando necesitan, pero, inevitablemente olvidan. Si usted es un usuario ocasional de Excel (o estás en la mesa de ayuda, pero no pasan mucho tiempo en Excel), tal vez esta lista le ayudará a enormemente.

1- Cambiar la visualización de las fórmulas

Cuando usted necesita ver lo que pasa debajo de las celdas de una hoja de cálculo, puede que desee para activar la visualización fórmula de Excel. Hay una forma complicada de hacerlo a través de las opciones de Excel (y Excel 2007 ofrece el botón Mostrar fórmulas en el grupo de Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas – si lo desea recordar). Pero usted puede alternar la presentación sobre la marcha con sólo pulsar [ALT] º. Si selecciona una celda cuya fórmula desea revisar problemas antes de usar la hoja, Excel también te mostrará las celdas que dependen de la fórmula.

2- Convertir una formula en su resultado

A veces, puede que tenga que sustituir a una fórmula con los resultados – ya sea para preservar un valor estático o para optimizar su hoja mediante la reducción de los cálculos. Hay un truco muy simple para esto, pero una palabra de advertencia: asegúrese de que realmente desea borrar una fórmula antes de hacerlo. (Puede haber consecuencias no deseadas.) De hecho, una buena práctica consiste en crear una copia de seguridad del libro como una medida de seguridad en caso de que las cosas vayan mal.

Para convertir una fórmula, haga clic en su celda y pulse [F2] para permitir la edición de la célula.

A continuación, pulse [F9] para calcular la fórmula y mostrar sus resultados.

A continuación, pulse [Enter], y su fórmula se sustituye por el valor que produce. También puede copiar y pegar la fórmula de uso especial | Valores para pegar los resultados en algún lugar más, dejando intacta la fórmula en su ubicación original.

3- Crear una copia de una hoja de cálculo existente

Excel ofrece una manera eficiente para copiar una hoja de cálculo, bien en el libro actual o en otra diferente – útil cuando usted necesita para comenzar una nueva hoja que incluye a todos o algunos de los datos y / o el formato de una hoja existente. Funciona así:

* Haga clic en la ficha de la hoja de la hoja que desea copiar.

* Elija Mover o copiar.

* Seleccione la opción Crear una copia en la casilla de verificación.
* Elija un libro diferente, si lo desea, desde el menú desplegable reservar desplegable. (Ese otro libro debe estar abierto para aparecer en la lista.) También puede seleccionar Nuevo libro.
* En el cuadro lista “Antes de la hoja”, especifique la posición dónde desea colocar la hoja copiada en el libro.
* Haga clic en Aceptar.

- Otra forma pero solo para copiar una hoja dentro del mismo libro es, presionando la tecla CONTROL haga click sobre la pestaña de la hoja y arrastre hacia la posición donde quiere que esta la copia de la hoja.

4- Iniciar una nueva línea dentro de una celda

Esto puede parecer simplista, más allá de eso hasta el día de hoy que no puede recordar cómo hacerlo. Si usted necesita para crear una entrada múltiple de línea en una celda, no se puede hacer simplemente [Enter] para insertar un salto de línea, ya que le lanzará a la celda siguiente. En su lugar, usted tiene que pulsar [Alt] [Intro].

5- Volver a mostrar filas o columnas ocultas

De vez en cuando, alguien me envia una hoja de cálculo con filas o columnas ocultas. Por lo general no es necesario ver los datos, así que por supuesto se me olvida la manera de mostrar que en raras ocasiones es necesario verlos. Es fácil, sin embargo: Resalte la fila de arriba y la fila debajo de la fila oculta (s) – o de la columna a la izquierda ya la derecha de la columna oculta (s). Haga clic derecho en la selección y elija Mostrar. A continuación, puede revelar los datos una ves seleccionados con los siguiente atajos:
* Para mostrar las filas pulse [Ctrl] [Mayús] (
* Para mostrar las columnas [Ctrl] [Mayús] )
La manera formal seria: elija la columna (o fila) en el menú Formato y, a continuación, seleccione Mostrar. En Excel 2007, vaya al grupo de celdas en la ficha Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar, y seleccione Volver a mostrar filas o columnas en Mostrar.

6- Escriba una fracción en una celda

Digamos que ingresa 1/4 en una celda, con intención de colocar la fracción un cuarto. Por lo general, Excel cambia el valor en una fecha  4-enero Para evitar esto, ingrese antes de la fracción un cero y un espacio: 0 1 / 4. Excel dejará su fracción. Sin el cero, verás 1/4/2009 (o cualquier año que se esté) en la barra de Fórmula. Con el cero, verás 0,25.

7- Copiar datos al mismo tiempo en celdas no contiguas

Para copiar datos de una celda en celdas adyacentes, usted sólo tiene que arrastrar el contenido de la celda hacia la celda donde desea que aparezcan los datos copiados. Pero a veces, usted tendrá que copiar los datos en celdas que están dispersas alrededor de la hoja de cálculo. La manera más eficiente de manejar esta tarea consiste en copiar los datos deseados, luego mantener presionada la tecla [Ctrl], y seleccionar todas las celdas en la que desea pegar los datos. A continuación, pulse [Ctrl] V y Excel insertará los datos copiados en cada una de las celdas seleccionadas.

8- Introducir datos en celdas no contiguas al mismo tiempo

Similar al truco anterior, puede ahorrar tiempo cuando es necesario introducir los mismos datos en celdas que no están próximos uno al otro. Manteniendo presionada la tecla Ctrl y seleccionando todas las celdas en las que desee introducir datos. A continuación, escriba sus datos y pulsar [Ctrl] [Enter]. Excel insertará los datos en todas las celdas no contiguas seleccionadas.

9- Introduzca el texto en el mismo lugar en varias hojas de cálculo

Esto no puede llegar a ocurrir a menudo, pero es un truco fresco cuando lo necesite. Digamos que usted está ingresando los nombres de mes como encabezados de columna en la parte superior de una hoja y usted desea que aparezcan en sus otras hojas también. Haga clic en la celda donde ingresara el nombre del mes. A continuación, mantenga presionada la tecla [Ctrl] y haga clic en las fichas de las hojas en la que desea que ese titulo tambien aparezca. Este grupo tendrá las hojas relacionadas de modo que lo que hace ahora afecta a todos ellos.

Adelante ingrese enero. Entonces (otro truco fresco venir …), arrastre el contenido de la celda hacia la derecha en los próximos 11 celdas. Excel reconoce que enero es el primer elemento de unaserie, por lo que se inserta el resto de los nombres de los meses para usted.

Para completar el proceso, haga clic derecho en una de las fichas de hoja seleccionada y elija Desagrupar hojas en el menú contextual. Si revisa las hojas, podrás ver que los nombres de los meses se han introducido en todos ellos.

10- Intercambiar los datos de una fila a una columna, o viceversa

De vez en cuando, voy a establecer una hoja de cálculo utilizando una estructura que parece tener sentido, sólo para darse cuenta de que tendría sentido mucho más si las filas fuesen las columnas y las columnas fuesen las filas. Y al parecer no estoy solo en este desconcierto, ya que Excel proporciona una opción de trasponer que facilita el intercambio de los datos:

* Seleccione el rango de celdas que desee incorporar y haga clic en Copiar o pulse [Ctrl] C.

* Haga clic en una nueva ubicación (no se solapan su selección).

* Vaya a Editar | Pegado especial y seleccione la casilla de verificación de transposición. En Excel 2007, haga clic en Pegar en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio y seleccione Transponer.

* A continuación, puede borrar los datos originales, mal estructurado.

Cualquier duda o aclaración puedes dejar tu comentario! Saludos.

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