Para poder realizar esta tarea podemos seguir los siguientes pasos:

En primer lugar debemos tener claro qué tipo de servicio hemos instalado en Outlook, si es “Organizaciones y grupos de trabajo” (CW) o “Sólo Internet” (IMO).

El procedimiento es distinto para cada configuración.

Si no lo sabemos, podemos encontrar esta información en el menú “Ayuda / Acerca de msoft Outlook”.
Hacer respaldo para el servicio de “Sólo Internet” (IMO):

Vamos a hacer copia de nuestras carpetas personales (*.pst), accesos directos, categorías personales, reglas, firmas, barra de herramientas, etc.

1. Crea una copia de sus archivos de carpetas personales (*.pst).

Su ubicación por defecto es ..\Application Data\Microsoft\Outlook

Pero también es probable que la tengamos en otro sitio (Outlook permite tenerla ubicada en cualquier lugar de nuestro disco duro). También es probable que tengamos más de un fichero *.pst en nuestro disco. Si no estamos seguros de la ubicación de nuestras carpetas personales, podemos utilizar la búsqueda de Windows para ubicar todos los archivos con la extensión *.pst.

1.Nuestros accesos directos (están en los ficheros con la extensión *.fav) y barras personalizadas de Outlook (Outcmd.dat ). Estos ficheros también están en ..\Application Data\Microsoft\Outlook

2. En la misma carpeta encontraremos unos ficheros con la extensión *.rwz. Son las reglas.

3.Los sobrenombres: la misma carpeta, los ficheros con la extensión *.NICK.

4.Las firmas están en: ..\Application\Data\Microsoft\Signatures.

5.Material de papelería: ..\Application Data\Microsoft\Stationery.

6.Categorías personales: si hemos creado alguna, estará en HKEY*CURRENT*USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Categories

la tenemos que exportar y combinar en la nueva instalación. Cuidado: Si creamos alguna categoría en la nueva instalación antes de combinar la clave, la perderemos.

1. Podemos también exportar la configuracién de nuestra cuenta de correo desde el menú Herramientas/Cuentas. Las cuentas exportadas se guardarán en unos ficheros con la extensión *.iaf.

Recuperación de la configuración de Outlook:

1. Configuramos nuestras cuentas de correo, o las importamos desde los *.iaf.

2. Cambiamos la opción de entrega de correo: por defecto Outlook después de la instalación crea un *.pst vacío. Lo que nos interesa es que utilice el nuestro en vez de este. Para ello, vamos al menú “Archivo/Abrir/Archivo de carpetas personales” de Outlook y abrimos nuestro *.pst guardado. Pulsa el archivo con el botón secundario y marca “Entregar los mensajes POP a este archivo de carpetas personales”.

Hacer respaldo para el servicio de “Organizaciones o grupos de trabajo”(CW):

1. Los mismos pasos de 1 a 8 que para “Sólo Internet”. Sólo debemos tener en cuenta que si teníamos creados varios perfiles de Outlook tendríamos que copiar los ficheros de cada perfil. Otra diferencia es que en esta configuración no podemos exportar cuentas de correo.

2. Si teníamos una Libreta personal de direcciones, hacemos la copia del fichero *.pab.

Recuperar el perfil de Outlook:

Creamos el perfil y le agregamos la libreta personal. En el menú “Herramientas/Servicios”, botón “Agregar” seleccionamos los servicios que queremos tener: carpetas personales, Microsoft Mail, correo de Internet, Exchange Server, etc. Si teníamos varios perfiles configurados, repetimos los mismos pasos para cada perfil.